Marek Urbaniak, adwokat, Gekko Taxens: Od 1 lutego 2026 r. sprzedaż pojazdów coraz częściej jest dokumentowana fakturą ustrukturyzowaną w KSeF, a wkrótce stanie się to powszechne. Dla wielu właścicieli aut – w tym dealerów, odbiorców flotowych czy leasingobiorców – kluczowe pytanie brzmi jednak nie „jak działa system?”, lecz „z jakim dokumentem można skutecznie zarejestrować samochód w wydziale komunikacji”.Co do zasady sama procedura rejestracji nie ulega zmianie. Zmienia się natomiast forma dokumentu potwierdzającego zakup pojazdu. W przypadku sprzedaży udokumentowanej fakturą w KSeF domyślną podstawą rejestracji ma być tzw. wizualizacja faktury z kodem QR, który pozwala urzędnikowi zweryfikować jej dane w trybie anonimowego dostępu. Wydziały komunikacji nie otrzymają bowiem odrębnego, systemowego wglądu do KSeF – ciężar przedstawienia dokumentu w akceptowalnej formie nadal będzie spoczywał na właścicielu pojazdu.
false
Nie w każdym przypadku dokumentem do rejestracji będzie jednak wizualizacja z kodem QR. W przypadku sprzedaży pojazdu na rzecz konsumenta dopuszczalne będzie wystawienie faktury poza KSeF i wówczas rejestracja odbędzie się na podstawie tradycyjnej faktury papierowej lub pliku .pdf. Podobna sytuacja będzie mieć miejsce w okresach przejściowych, gdy mniejszość podatników będzie mogła wystawiać faktury poza KSeF. Rejestracja w oparciu o dokument papierowy lub plik .pdf będzie możliwa również wtedy, gdy sprzedawca – mimo obowiązku – wystawi fakturę poza KSeF. Bez zmian pozostaną również transakcje między osobami prywatnymi – tu nadal wystarczająca będzie umowa sprzedaży. Przez pewien czas w obrocie funkcjonować będą więc równolegle różne formy dokumentów, a ich właściwa identyfikacja stanie się elementem praktyki rejestracyjnej.
Problemem nie tylko forma dokumentu
Drugim praktycznym problemem, jaki mogą napotykać właściciele pojazdów, chcący je zarejestrować w wydziale komunikacji, jest brak wszystkich niezbędnych danych na fakturze przesłanej do KSeF. W pierwszych wdrożeniach systemu ujawniła się sytuacja, w której niektóre faktury – choć poprawne podatkowo – nie zawierają numeru VIN. Część organizacji skonfigurowała swoje systemy w taki sposób, by do Systemu trafiały wyłącznie dane wymagane przepisami, wśród których nie ma VIN. Takie rozwiązanie – często wdrażane centralnie, na poziomie międzynarodowym – jest wystarczające z perspektywy przepisów podatkowych, ale może okazać się niewystarczające z punktu widzenia rejestracji pojazdu.
Dla urzędu numer VIN jest kluczowy – pozwala jednoznacznie powiązać dokument zakupu z konkretnym pojazdem. Jeżeli nie znajduje się on w danych faktury przesłanej do KSeF, właściciel auta może zostać poproszony o uzupełnienie dokumentacji, co w praktyce oznacza konieczność kontaktu ze sprzedawcą i uzyskania dokumentu zawierającego komplet danych, a czasem nawet korekty faktury.
Obowiązkowy KSeF nie zmienia więc zasad rejestracji pojazdu, ale zmienia formę i sposób weryfikacji dokumentów. Dla właścicieli samochodów oznacza to konieczność upewnienia się przed wizytą w urzędzie nie tylko, że posiadają dokument potwierdzający zakup, lecz także że zawiera on wszystkie dane niezbędne do rejestracji pojazdu.
#1
