Ochrona sygnalistów już wkrótce

false

W Polsce wciąż trwają prace legislacyjne nad ostatecznym kształtem ustawy „o sygnalistach”. W dniu 11 stycznia 2024 r. został przedstawiony nowy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa („ustawa o ochronie sygnalistów”). Ustawa ma na celu wdrożenie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii („dyrektywa 2019/1937”).

Obowiązek implementacji powyższej dyrektywy do polskiego porządku prawnego upłynął 17 grudnia 2021 r. dla podmiotów zatrudniających co najmniej 250 osób; oraz 17 grudnia 2023 r. dla podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób. Projektowi został nadany tryb pilny. Planowane przyjęcie ustawy przez Radę Ministrów to I kwartał 2024 r. Vacatio legis – 1 miesiąc, zatem przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 50 osób i więcej nie mają dużo czasu na przygotowanie do wdrożenia procesu w firmach i sporządzenie procedury wewnętrznej.

Czy temat będzie dotyczył także przedsiębiorców z branży motoryzacyjnej? Na to pytanie należy odpowiedzieć twierdząco.

Ustawa o ochronie sygnalistów będzie regulować zasady dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, zewnętrznych oraz ujawnienia publicznego. Zatem, podstawowym obowiązkiem przedsiębiorców będzie posiadania nie tylko procedury, ale systemu do zgłaszania nieprawidłowości.

Kanały, za pośrednictwem których, sygnalista będzie mógł poinformować odpowiednie osoby o zaobserwowanych nieprawidłowościach, muszą zapewniać poufność. Jednocześnie warto zastanowić się nad możliwością dokonywania anonimowych zgłoszeń, co często jest czynnikiem motywującym, by dokonywać odpowiednich zgłoszeń i jednocześnie chronić sygnalistę przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami. Takim kanałem mogą być specjalnie przeznaczone do tego celu: skrzynka mailowa, linia telefoniczna lub system internetowy.

Ważne, by taki kanał był dopasowany do realiów konkretnych organizacji (możliwy do zastosowania w praktyce). Poza kanałem należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za przyjmowanie takich zgłoszeń. Osoby te powinny zostać przeszkolone i odpowiednio przygotowane do prowadzenia postępowań wyjaśniających. 

Przedsiębiorcy, w szczególności dealerzy zatrudniający w danej lokalizacji powyżej 50 osób, powinni przygotować wewnętrzną, pisemną procedurę, w której wyjaśnione będą możliwe sposoby zawiadamiania o nieprawidłowościach oraz sposób dalszego postępowania. Po otrzymaniu zgłoszenia sygnalisty osoby odpowiedzialne za ich odbiór powinny rozpocząć postępowanie wyjaśniające.

Na początku należy zweryfikować czy otrzymane zgłoszenie można uznać za wiarygodne. Następnie w ciągu 7 dni sygnalista powinien otrzymać informację zwrotną, że jego zgłoszenie zostało przyjęte i jest rozpatrywane. W kolejnych etapach postępowania wyjaśniającego należy zweryfikować zawarte w nim informacje i postarać się wyjaśnić zaistniałą sytuację. W okresie do 3 miesięcy sygnalista powinien otrzymać informacje zwrotną jakie kroki zostały podjęte w związku z dokonanym przez niego zgłoszeniem.

Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające powinno zakończyć się sporządzeniem raportu oraz rekomendacji dalszego postępowania, z którym powinny zapoznać się osoby zarządzające organizacją. Dodatkowo przedsiębiorcy powinni prowadzić rejestr wszystkich otrzymanych zgłoszeń. 

Co istotne, przepisy chroniące sygnalistów będą miały zastosowanie nie tylko do naruszeń prawa unijnego przewidzianych przez dyrektywę, ale także do wszystkich naruszeń prawa polskiego w dziedzinach: zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych. Z zakresu naruszeń podlegających zgłoszeniu zostaną wyłączone zamówienia publiczne dotyczące obronności i bezpieczeństwa państwa.

Warto wspomnieć, że przewidziane w ustawie środki ochronne będą przysługiwały osobie dokonującej zgłoszenia, niezależnie od podstawy i formy współpracy (m.in. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, prowadzenie działalności gospodarczej przez osobę fizyczną, kontrakt menedżerski, wolontariat, staż, praktyka); ochronie będę podlegać także osoby świadczące pracę na rzecz podmiotów, z którymi podmiot prawny utrzymuje relacje gospodarcze, jak wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy (co oznacza obowiązek odbierania zgłoszeń również od tych podmiotów). Bezpośrednim uprawnieniem zgłaszającego, wynikającym z samego dokonania zgłoszenia, będzie możliwość monitorowania toku sprawy, tj. uzyskania informacji zwrotnych co do działań następczych, umożliwiających ocenę, czy zgłoszenie spotkało się z właściwą reakcją. 

I najważniejsze, sygnaliści będą podlegać ochronie przed działaniami odwetowymi, a nawet będą mogli dochodzić odszkodowania w pełnej wysokości, w przypadku dopuszczenia się wobec nich działań odwetowych. Mając na uwadze te zapisy, sygnalisty nie będzie można zwolnić, obniżyć wynagrodzenie, pominąć przy awansie czy premii, przenieść na niższe stanowisko. Są to oczywiście przykłady, bo art. 12 projektu ustawy wskazuje „w szczególności” i wylicza aż 21 punktów. 

Zgodnie z projektem ustawy w nowej wersji zastąpiono Państwową Inspekcję Pracy – Rzecznikiem Praw Obywatelskich jako organ odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych, wprowadzono także możliwość wydawania zgłaszającemu, przez organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych, zaświadczenia o podleganiu ochronie przewidzianej w ustawie.

Okres przechowywania danych będzie wynosił 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego. Na koniec warto wspomnieć o przepisach karnych. I tak, jeżeli ktokolwiek będzie utrudniał bądź uniemożliwiał zgłoszenie, podlega karze grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku. Pracodawca lub inna osoba za działania odwetowe również ponosi odpowiedzialność karną. Fałszywego sygnalistę może także spotkać taka kara. 

Niestety, należy przypuszczać że pracodawcę ani fałszywego sygnalistę Prezydent RP nie ułaskawi…

W świetle powyższego, wszystko wskazuje, że powinniśmy się spodziewać wejścia w życie ustawy o ochronie sygnalistów w najbliższych miesiącach i przygotować odpowiednio wcześniej przedsiębiorstwa.